Construction Cloud tipp: Miért segítik elő az összekapcsolt kivitelezési munkafolyamatok a hatékonyabb építkezést?
Képzelje el a következőt: egy csoport egy nagy bemutatón dolgozik, és minden egyes taghoz saját szakasz vagy fejezet tartozik. Nagyjából mindenki tudja, miről szól a bemutató, így a csapattagok úgy döntenek, hogy önállóan dolgozzák ki a részüket, és később ülnek majd össze, hogy összefésüljék a munkájukat.
Azonban problémák merülnek fel, amikor a csapat összeül, hogy összeillessze a fejezeteket. Bár az egyes személyek megfelelően végezték el a feladatukat, a kész bemutató mégsem egységes. És mivel néhány tag nem tudott bizonyos módosításokról és frissítésekről, a bemutató számos pontatlan információt tartalmazott.
Elég egyértelmű, hogy hol hibázott a csapat. Mindenkinek megvolt a saját „dolga”, amit anélkül végeztek el, hogy együttműködtek volna egymással.
Ehelyett a csoportnak gyakrabban kellett volna szinkronizálnia a munkát és kommunikálni egymással. Össze kellett volna kapcsolniuk a munkafolyamatokat, és egyetlen információforrást kellett volna használniuk, hogy mindenki ugyanazon információk alapján dolgozzon.
Így nem kellett volna azzal bajlódniuk, hogy átszerkesszék és újraírják a bemutatót.
A fenti forgatókönyv talán kissé leegyszerűsíti a helyzetet, de bemutatja, mi történhet, ha a munkafolyamatok nincsenek egymással integrálva. Ez a probléma gyakran fordul elő az építőiparban. A folyamatok és rendszerek közötti kapcsolat hiánya miatt a csapattagok gyakran félreértik egymást, adatok vesznek el, és hibák történnek.
Mi a kulcsa ezek elkerülésének? Három szó: összekapcsolt kivitelezési munkafolyamatok.
Ebben a bejegyzésben átvesszük, miért fontosak az integrált munkafolyamatok az építőiparban, és rávilágítunk, hogyan helyezhetők át a gyakorlatba.
Melyek az összekapcsolt munkafolyamatok?
Az összekapcsolt kivitelezési munkafolyamatok megértése érdekében álljunk meg egy pillanatra, és először is beszéljük meg, hogy mik azok a munkafolyamatok általában. A Genpact szerint egy munkafolyamat „olyan üzleti folyamatok definíciója, végrehajtása és automatizálása, amelyek során procedurális szabályok alapján feladatok, információk vagy dokumentumok kerülnek egy résztvevőtől egy másikhoz valamilyen művelet elvégzése érdekében.”
A munkafolyamatokkal koordinálni lehet az emberek feladatait, és szinkronban lehet tartani az adatokat és a rendszereket. Ezeknek nagy szerepe van a feladatok végrehajtásában és a projektek teljesítésében, ezért fontos az optimalizálásuk.
Ennek egyik módja az összekapcsolt munkafolyamatok megvalósítása. A munkafolyamatok integráltan tartása révén az adatok zökkenőmentesen kerülnek az egyik rendszerből a másikba, ami az összes résztvevő között biztosítja a problémamentes együttműködést.
Az összekapcsolt munkafolyamatok fő jellemzői a következők:
Automatizálás: az adatok és a folyamatok automatizáltak. Nincs szükség kézi bevitelre, és biztos lehet afelől, hogy az adatok automatikusan szinkronban vannak egymással az összes rendszeren.
Integráció: több rendszer van összekapcsolva egymással, ami azt jelenti, hogy nincsenek külön adatsilók vagy több helyen tárolt adatok. A csapatok közös adatkörnyezetben dolgoznak, és mindig naprakészek egymással.
Átláthatóság: az összekapcsolt munkafolyamatok egyetlen hiteles adat- és információforrást biztosítanak, így elősegítik a csapatban a bizalom, az átláthatóság és az elszámoltathatóság kiépülését.
Az összekapcsolt kivitelezési munkafolyamatok előnyei
Most tekintsük át az összekapcsolt kivitelezési munkafolyamatok néhány fő előnyét.
Nagyobb hatékonyság. A Harvard Business Review szerint a szaktudásukból élő munkavállalók az idejük akár 50%-át töltik azzal, hogy „adatokat keresgéljenek, hibákat azonosítsanak és javítsanak ki, és olyan adatokhoz keressenek további forrásokat, amelyekben nem bíznak meg.”
Ez rengeteg elpazarolt időt és energiát jelent, és a munkafolyamatok összekapcsolásával mindez elkerülhető. Az integrált rendszerek és automatikus adatfolyamok révén a csapattagoknak nem kell azzal tölteniük az idejüket, hogy újból beírják az információkat, pontosításokat kérjenek, vagy adatokat keresgéljenek. Ehelyett a feladatok hatékonyabb végrehajtására és elvégzésére összpontosíthatnak.
Kisebb kockázat. Ha az adatbevitel és más folyamatok automatizáltak, a minimálisra csökken az emberi hibák és adatvesztések kockázata. Az adatok pontosan és védettek maradnak, és könnyedén kérhetők le a projekttel kapcsolatos fontos döntések meghozatalához szükséges információk.
Részletes nyilvántartás. Az összekapcsolt munkafolyamatok automatikusan nyilvántartják a tevékenységeket, például az új információk hozzáadásakor vagy módosításkor. A rendszer rögzíti a neveket, dátumokat és időbélyegzőket, így a projektek könnyedén auditálhatók.
Továbbfejlesztett csoportmunka. Ha a munkafolyamatok össze vannak kapcsolva, akkor a csapatok is. Mindenki ugyanazokhoz az adatokhoz fér hozzá, és hatékonyan képes kommunikálni egymással, ami elősegíti az együttműködést.
Mondanunk sem kell, hogy a hatékonyan együttműködő csapatok általában jobb munkát végeznek. A Salesforce által végzett felmérés szerint a válaszadók 97%-a véli úgy, hogy a csapatokon belül az összehangoltság hiánya közvetlen hatással van a projektek eredményére. Ráadásul 86%-uk úgy gondolja, hogy az együttműködés hiánya és a nem hatékony kommunikáció munkahelyi hibákhoz vezet.
Kivitelezési munkafolyamatok, amelyek általában nincsenek összekapcsolva – és hogyan lehet mindezt orvosolni
Eddig ismertettük, hogy mik az összekapcsolt munkafolyamatok, és milyen előnyöket nyújtanak a kivitelezőcsapatok számára. Alább bemutatunk néhány, rendszerint nem összekapcsolt kivitelezési munkafolyamatot, és hogy ez a probléma hogyan orvosolható.
Ajánlattétel és minősítés
Az ajánlattételi és minősítési folyamatok általában nincsenek egyesítve, különösen, amikor egy beszállító kockázatának értékeléséről van szó. Ez azért van, mert a kockázatkezelők elkülönülnek a becslési részlegtől, és a számukra szükséges információk (a vállalati adatok, a biztonsággal kapcsolatos információk, a pénzügyi adatok és az alvállalkozók biztosítási adatai) külön platformokon találhatók.
Mindez megnehezíti a kockázatok elemzését és kezelését.
Ennek megoldása érdekében az előminősítési és kockázatkezelési szoftvereket érdemes integrálni a kivitelezés előtti szoftverekkel. Ez biztosítja, hogy a becslők és a kockázatkezelők számára is szükséges információk a szorosan integrált rendszeren keresztül legyenek elérhetők.
Amikor a csapatok egy helyen láthatják az összes szükséges adatot, sokkal gyorsabban tudják megtalálni az alvállalkozók adatait, tudnak listákat készíteni, illetve a kockázatot kiértékelni.
Kivitelezés előtti és kivitelezési munkák
Kézi bevitel esetén a kivitelezés előtti adatok (például tervek, modellek és becslések) helyszínen való megadása többek között adatvesztéssel és elvesztegetett idővel jár. Az információk észrevétlenül elveszhetnek, és emiatt a projektvezetőknek hiányzó fájlokkal és adatokkal kell megbirkózniuk.
Sajnos az ilyen munkafolyamatok kezeléséhez használt eszközök többsége elavult és nem intuitív, ezért a folyamat nagy része kézi és nem hatékony munkát igényel.
Mindez a kivitelezés előtti szoftverek és a kivitelezésmenedzsment-megoldás integrálásával oldható meg. A két rendszer együttműködése biztosíthatja, hogy a kivitelezés előtti fázis során létrejött összes információ teljes és ép maradjon a helyszíni projektvezetőknek való átadáskor.
Ellenőrző listák és követő intézkedések
A minőségi és biztonsági ellenőrző listák gyakran számos kérdést tartalmaznak. A kérdésekre adott válaszok megerősíthetik, hogy minden a terv szerint halad, vagy akár azonnali figyelmet igénylő problémákat is jelezhetnek.
Ha az ellenőrző listák nem tartalmaznak beépített vezérlőket, amelyek a kérdésekre adott válaszoktól függően intézkedéseket követelnek meg, a szükséges követő intézkedések késhetnek vagy akár teljesen el is maradhatnak. Ez elkerülhető, ha a csapatok úgy állítják be az ellenőrző listáikat, hogy vezérlőket, például feltételes logikát használjanak. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy az adott választól függően adott műveletet lehessen megkövetelni.
Az Autodesk Build űrlapjai rendelkeznek ezzel a fejlett képességgel – beállítható, hogy a helyszínen a kérdésre adott válaszok alapján az űrlap intézkedéseket követeljen meg. Megkövetelheti például egy hibajegy létrehozását, vagy javasolhatja egy bizonyítékként szolgáló fénykép csatolását. Így a projektcsapatok biztosíthatják, hogy minden megjelölt problémával a lehető leghamarabb foglalkozzanak.
Problémák és információkérések
A projekttel kapcsolatos problémák előfordulásakor információkéréseket kell létrehozni, és a projekt folytatása érdekében adatokat vagy pontosításokat kell beszerezni.
Ez azonban korántsem ilyen egyszerű. Ha a felszínre kerülő problémák folyamata el van választva az információkérések létrehozásától, adatszivárgások és késések történhetnek. Ha például egy csapattagnak egy olyan hibajeggyel kapcsolatban kell információkérést beállítania, amelyet nem ő hozott létre, előfordulhat, hogy az információkérésből fontos részletek fognak hiányozni.
Ennek megoldása érdekében győződjön meg arról, hogy a projektfelügyeleti megoldások szorosan integrálva vannak egymással. A hibajegyekkel kapcsolatos összes részletnek azonnal elérhetőnek kell lennie, hogy az információkéréssel megbízott bármely tag hiányzó adatok nélkül kérhesse le az információkat.
Az integrált projektkezelési munkafolyamatok akkor is hasznosak, ha az értekezletekkel vannak összekapcsolva. Ha a hibajegyeket és az információkéréseket az értekezletek napirendjéhez csatolja, biztosíthatja, hogy szóba is kerüljenek a csapattalálkozókon.
Mivel az összes adat egy helyen található, a csapattagok a megfelelő információkat érhetik el, és hatékony megbeszéléseket tarthatnak.
Változáskezelés és költségek
A kivitelezési projektek módosításainak kezelésével és bevezetésével kapcsolatos nem hatékony módszerek csökkenthetik a nyereségességet. Ha a változáskezelésről van szó, a nem megfelelő kommunikáció és adatmegosztás a projektek késését és a költségvetés túllépését eredményezi, ami pénzügyi problémákat okozhat.
Fontos megérteni és előre látni, milyen hatással lenne egy módosítás a projektben, hogy a lehető legköltséghatékonyabb módon lehessen kezelni.
Ennek egyik módja az információkérési és a lehetséges változtatási kérelmi (PCO) munkafolyamatok integrálása. Ideális esetben minden lekért információ szinkronizálva lesz a lehetséges változtatási kérelmekkel, így a két összetevő kétirányú kapcsolatban áll egymással.
Ezzel időt takaríthat meg, mert nem kell kétszer kezelnie az adatokat. Az állapotinformációk és a hasonló adatok szinkronizálva vannak egymással és hozzáférhetők, így a résztvevők mindig a legújabb információkkal rendelkeznek.
Ideális esetben a megoldásnak olyan felhasználói engedélyekkel is rendelkeznie kell, amely a tagok szerepe alapján engedélyezi vagy korlátozza a hozzáférést. A költségekkel kapcsolatos adatok ugyanis bizalmasak, és fontos megvédeni őket.
Eszközök, problémák és ellenőrző listák
A kivitelezési eszközök kezelése és nyomon követése minden kivitelezési projektben elengedhetetlen. A mozgatható berendezések, építőanyagok és más eszközök fölötti határozott irányítás biztosítja, hogy a szükséges részegységek legyenek felhasználva, és sikeres legyen a projektek átadása.
Ezért fontos zökkenőmentessé tenni az eszközök nyomon követésével kapcsolatos folyamatokat. Ha beépített nyomon követési funkciókkal rendelkező kivitelezésmenedzsment-technológiával látja el a csapatokat, biztosíthatja, hogy a résztvevők megtekinthessék és megfigyelhessék az eszközök élettartamát. A megoldásnak azt is lehetővé kell tennie, hogy a felhasználók az eszközökkel kapcsolatos összes dokumentációt tárolhassák és elérhessék (például a jótállási dokumentumokat, leírásokat stb.).
Az eszközkezelési munkafolyamatokat érdemes összekapcsolni az ellenőrző listákkal és a hibajegyekkel, így a minőség-ellenőrzési és üzembehelyezési folyamat is zökkenőmentesebbé válik. Amikor az eszközök és a hibajegyek egyetlen helyen nyomon követhetők és megtekinthetők, sokkal könnyebb vizsgálatokat végezni, és biztosítani a problémák megoldását. Az üzembehelyezési ügynökök ellenőrző listákat hozhatnak létre, és a megfelelő információk mellett tekinthetik meg az elemeiket, így gyorsan ellenőrizhetik az eszközök kiszállítását.
Az összekapcsolt kivitelezési munkafolyamatokkal minden egy helyen tartható
A kivitelezés digitális korának előrehaladtával az összekapcsolt kivitelezési munkafolyamatok minden eddiginél fontosabbá válnak. Manapság egyszerűen túl költséges és alacsony hatékonyságú az elkülönített rendszerekkel és eljárásokkal bajlódni. A projektek hatékony, időben végzett és költségvetésen belüli teljesítésével kapcsolatos nyomás egyre nő, és úgy tarthatjuk a lépést a leghatékonyabban, ha összevonjuk a munkafolyamatokat és az azokat működtető technológiákat.
Ha felkeltettük az érdeklődésüket, és szeretnék jobban megismerni az Autodesk DOCS-ot és a Construction Cloud-ot, keressék kollégáinkat bizalommal!
Használja ki Ön is és tervezői csapata is az Autodesk újabb és újabb tervezési technológiák nyújtotta előnyöket, amelyek új szintre emelik cége tervezési-gyártási hatékonyságát!
Az Autodesk BIM megoldások segítik a különböző csoportok, szakágak az együttműködését és a kívánt projekteredmények elérésében – a tervezési, a kivitelezési és az üzemeltetési szakaszban egyaránt.
Ha többet szeretne megtudni az Autodesk tervezési munkafolyamatának fejlesztéseivel kapcsolatban, keresse kollégáinkat egy személyes konzultációra, használja fel az egyes iparágakban jártas szakértőink tapasztalatait!
Vegyen részt az általunk nyújtott szakmai képzéseken, hogy a megszerzett tudást azonnal kamatoztatni tudja munkájában! Hamarosan induló intenzív alapozó és haladó tanfolyamainkról további információt ITT talál.
Legyen tagja Facebook közösségünknek vagy LinkedIn üzleti oldalunknak, csatlakozzon Youtbe csatornánkhoz és iratkozzon fel Hírlevelünkre, hogy naprakész információt kapjon a legfrissebb Autodesk újdonságokról, promóciókról és szakmai blogjainkról.
